Comment Choisir la Bonne olution « Voix sur IP »

Le travail a bien changé au cours des dernières années!

Selon une étude réalisée par la firme McKinsey (en anglais seulement) en 2023, 90 % fonctionnent actuellement en mode hybride. De plus, le personnel qui se rend au bureau est souvent dispersé à plusieurs emplacements, parfois à l’échelle de la planète.

De même, les communications internes sont en constante évolution : réunions virtuelles, messagerie instantanée, fils de discussion continus, et plus encore. Pour permettre toutes ces options, un nombre croissant d’entreprises se tournent vers des solutions « Voix sur IP » en raison de leur polyvalence.

Mais comment savoir quelle solution saura répondre aux besoins de votre entreprise? Nous vous avons préparé ci-après un guide qui explique les cinq étapes que vous devez suivre pour arriver à la bonne décision.

1. Dressez la liste de vos exigences absolues

Demandez-vous les raisons pour lesquelles vous désirez une solution « Voix sur IP ». Plus précisément, comment cette solution pourrait-elle améliorer le fonctionnement de votre équipe? Cherchez-vous à faciliter le télétravail et à rendre vos réunions virtuelles plus efficaces? Désirez-vous optimiser les opérations de vos centres d’appels et simplifier les appels pour votre équipe de vente? Avez-vous besoin d’une solution de messagerie complète pour que votre personnel puisse collaborer plus efficacement, même s’il est dispersé à plusieurs endroits? Et finalement, combien d’utilisateurs prévoyez-vous avoir, et quel est le volume d’appels que vous désirez supporter?

Bref, les caractéristiques de votre entreprise dicteront vos besoins particuliers à ce sujet, qu’il s’agisse de sa taille, de sa structure organisationnelle, ou de vos méthodes d’interaction privilégiées. Ainsi, une bonne analyse de ces besoins — et des exigences fondamentales que vous connaissez déjà — constitue le meilleur moyen pour trouver la solution « Voix sur IP » idéale pour votre PME.

2. Comparez les fournisseurs

Une fois que vous aurez clairement établi vos besoins techniques, vous devez aller plus loin et examiner l’efficacité des solutions à votre portée. À cet effet, vous devriez privilégier les marques reconnues telles que Webex, puisqu’elles ont fait leurs preuves. De même, votre fournisseur Internet devrait pouvoir vous fournir la qualité de service qui répond à vos besoins : il vous faut une connexion fiable et rapide, sans aucune interférence qui pourrait interrompre vos appels téléphoniques ou vidéos.

Plus spécifiquement, le temps d’activité devrait être garanti par l’accord de niveau de service avec votre fournisseur, ou si ceci n’est pas possible, vous devriez opter pour la connexion la plus rapide possible afin d’éviter les risques de ralentissements inopportuns. Finalement, vous devriez considérer leurs options en matière de connexion de secours afin de préserver votre lien Internet en cas de panne.

3. Évaluez le service à la clientèle

N’oubliez pas que la majorité de vos communications — appels, conférences vidéos, etc. — dépendront de la solution « Voix sur IP » que vous choisirez, et jouera donc un rôle central pour votre entreprise. Par conséquent, vous voulez choisir un fournisseur avec une solide équipe du service à la clientèle pour vous guider lors de la phase d’intégration initiale, et pour régler rapidement les petits pépins qui pourraient survenir par après.

Évaluez soigneusement toutes les options de service à la clientèle proposées par les fournisseurs que vous considérez; vous ne voulez pas que vos activités importantes soient soudainement interrompues parce que vous devez patienter pour parler à un agent! Recherchez plutôt un service à la clientèle avec accès prioritaire, accessible 24 heures par jour, ou offrant la possibilité d’utiliser le clavardage ou la messagerie texte.

4. Ne négligez pas le volet sécurité

Évidemment, lorsqu’on parle de services Internet, il ne faut pas négliger l’aspect « sécurité ». Après tout, plusieurs données commerciales confidentielles transiteront par votre solution de communication, sans oublier certains renseignements personnels. Pour protéger l’intégrité de ces données, vous devrez choisir un produit qui offre un niveau de sécurité élevé.

Ainsi, lorsque vous rechercherez une solution « Voix sur IP », examinez les mesures de sécurité qui sont proposées : la géoredondance garantira la sauvegarde de vos données critiques; le chiffrement de bout en bout contribuera à assurer sa sécurité, et l’authentification multifacteur contrôlera l’accès.

Ensemble, ces mesures garantiront le bon fonctionnement de vos systèmes et la continuité de vos activités.

5. Pensez maintenant à vos caractéristiques « désirables »

Finalement, une fois que vous connaitrez vos exigences incontournables et que vous aurez trouvé un produit qui peut y répondre en matière d’efficacité, de service client et de sécurité, vous devriez considérer les « petits plus » qui amélioreront l’expérience et le fonctionnement général de votre équipe.

Cela pourrait être aussi simple que de pouvoir couper le son de certains contributeurs pendant les réunions, ou de pouvoir enregistrer facilement ces réunions pour les personnes qui n’ont pas pu y participer. Vous pourriez aussi vouloir intégrer votre service « Voix sur IP » avec d’autres applications ou combiner plusieurs appels.

Quoi qu’il en soit, ce sont des fonctionnalités qui vont impressionner vos utilisateurs et les inciter à pleinement utiliser votre service « Voix sur IP » pour l’intégrer à leur routine.

Faites les bons choix

La solution « Voix sur IP » que vous sélectionnerez constituera la base des communications et de la collaboration au sein de votre entreprise, ainsi qu’avec vos clients et contacts externes; il est donc essentiel de faire le bon choix. En suivant les cinq étapes énoncées, vous obtiendrez un bon aperçu des services qui vous sont offerts et vous mettra sur la bonne voie pour obtenir tout ce dont vous avez besoin de votre solution « Voix sur IP ».

Renseignez-vous sur Xplore Connect, la solution « Voix sur IP » offerte conjointement par Xplore Affaires.